Weboffice körkép

Bár a Microsoft Office vezető szerepe a productivity suite-ek (a magyar zsargonban általában “irodai programcsomagok”) nagyvállalati piacán évek óta megkérdőjelezhetetlen, az új online megoldások megjelenésével az egyéni felhasználók viszonya ezekhez a szoftverekhez némiképp átalakult. Amíg egy vállalatot munkaerőbázisának megszokotthoz való ragaszkodása, a mindennapi üzemelés olajozottságának biztosítása vagy adatvédelmi meggondolások a Microsoft programcsomagjához láncolhat, addig azok számára, akiknek személyes, vállalkozói vagy akadémiai célokra szükséges irodai alkalmazást használniuk, érdemes körülnézniük, mit is kínál jelenleg az online világ.

Image credit: Melissa Esquibel (2018.) Microsoft vs. Google:
Office Productivity Suites. Executive Secretary Magazine.

A Techopedia definíciója szerint a weboffice webes alapon központilag üzemeltetett, a felhasználók számára a világhálón keresztüli együttműködést lehetővé tevő irodai alkalmazás, melyet a szolgáltatók Software as a service (SaaS, “szolgáltatott szoftver”) licencelési rendszerben kínálnak. Ez a gyakorlatban általában azt jelenti, hogy az adatok az internetes felhőben tárolódnak, az alkalmazást pedig egy böngészőn keresztül érhetjük el többféle eszközről.

Productivity suite komponensek

Tekintsük át első körben, milyen alkalmazásokat is tartalmaz egy productivity suite. Az irodai alkalmazáscsomagok elemei tradicionálisan:

Szövegszerkesztő (word processor)

Ez általában egy ún. WYSIWYG text editor, ami azt jelenti, hogy az alkalmazás kimenete – a kinyomtatott vagy elektronikusan publikált dokumentum – már a szerkesztéskor is úgy jelenik meg a program grafikus felületén, ahogy az végül a papíron vagy az olvasásra megnyitott fájl esetén a képernyőn mutatni fog. Az alkalmazásban helyt kap rengeteg desktop publishing funkció is, mint oldaltördelés, szövegközi ábrák ill. képek kezelése, oldalelrendezési és stílussablonok használata vagy például kulcsszavak (mint címzett neve, címe stb.) háttéradatbázisból történő automatikus kitöltése. Lásd: Microsoft Word

Táblázatkezelő (spreadsheet)

Ide tartozik a jól ismert, ipari standardnak számító Microsoft Excel. Ezek a programok tulajdonképpen az adathalmazok emberi szem számára könnyen átlátható megjelenítését lehetővé tévő táblázatos formátum és egy fejlett kalkulátor elképesztően hatékony hibridjei. Az automatikus újraszámítások, az előre megírt függvények és a számadatok grafikus ábrázolásának lehetősége tökéletes a “mi lenne, ha…” jellegű elemzések gyors elvégzéséhez, üzleti tervezéshez.

Prezentációkészítő (presentation program) 

A prezentáció-készítés a gondolatok személyes közvetítésének folyamatát hivatott elősegíteni. Prezentációk készítéséhez alapjában véve három funkcióval kell rendelkeznie ezen programoknak: alapvető szövegszerkesztési műveletek végzése, képek és egyéb grafikus elemek kezelése, vetítési funkció. Lásd Microsoft Powerpoint

További gyakori szoftverek a programcsomagban:

• relációs adatbázis-kezelő (relational database management system): Szinte minden vállalat ill. intézmény vezet ma már legalább egy adatbázist. Persze a feladat komolysága gyakran követeli meg, hogy a viszonylag könnyen tanulható Microsoft Accessnél fejlettebb megoldást válasszanak.
• tartalomkezelő rendszer (content management system): A tartalomkezelő rendszereknek két fő irányvonala különíthető el: a vállalat belső dokumentumainak és az ezekhez való hozzáférési jogosultságok kezelése, ill. az elektronikus tartalom internetes publikálása. A legelterjedtebb önálló internetes tartalomkezelő szolgáltatás a WordPress.

Ezen kívül a csomag tartalmazhat egyéb komponenseket, melyek vagy az előbbi programok funkcióit egészítik ki, vagy az irodai munkafolyamatok egyéb aspektusait hivatottak megkönnyíteni. Ilyenek:

• grafikus eszközök: diagramok készítéséhez, raszter- ill. vektorgrafikus szerkesztéshez alkalmazott segédprogramok; pl. Microsoft Visio
• képletszerkesztő (formula editor): matematikai és egyéb tudományos képletek szerkesztését teszi lehetővé
• time tracking software: a munkaidő beosztását mérő és vizualizáló programok, pl. TSheets
• projektmenedszment szoftver: olyan folyamatokat segít felügyelni, mint a projekttervezés, ráfordítás becslés, ütemezés, költségkontroll stb.; pl. Zoho Projects
• naptár (calendar)
• jegyzetelő szoftver (notetaking application), pl. Microsoft OneNote
• kommunikációs programok, mint e-mail kliens (pl. Microsoft Outlook), chat és direct messaging (pl. Microsoft Teams, Yammer), VoIP kliens (pl. Skype)

Weboffice megoldások

Internetes életünk folyamatosan jelenlévő óriása a Google egyéb szolgáltatásaival integrált formában kínálja weboffice termékeit – Google Docs, Sheets, Slides, Forms stb. – egy ideje összefoglalóan G Suite néven. A weboffice koncepció úttöröjének is tekinthető csomag olyannyira sikeres, hogy 2011-ben a Microsoft is az Office új, SaaS-jellegű inkarnációjának, az Office 365-nek elindítására kényszerült. Ezen felül Word, Excel, PowerPoint és OneNote is készült "Online", lebutított verzióban, melyek ingyenesen használhatók, és csak egy böngészőt igényelnek.

Összességében elmondható, hogy a G Suite alkalmazások sokkal fapadosabbak konvenciális funkciók terén, mint MS Office megfelelőik, viszont ár-érték arányban jobbak, kisvállalkozások számára és mindennapos használatra kielégítő repertoárral rendelkeznek, user experience szempontból pedig kifejezetten igényesnek, letisztultnak mondhatók. További előnnyel rendelkezik a G Suite, ha több különböző platformon (és nem csak PC-n) vagyunk kénytelenek dolgozni. Az érem másik oldala, hogy google-dokumentumaink nem lesznek 100%-ban formatartóan konvertálhatók a rendkívül elterjedt Microsoft standard formátumokba és viszont, bár ezen a téren a Google nagy erőfeszítéseket tett már.

A Microsoft nagy vetélytársa, az Apple szintén rendelkezik teljesen felhőalapú megoldással – ez az iWork for iCloud. Itt a kollaborációs funkció még nem teljesen kiforrott, és a támogatott böngészők száma is kevés, de a Keynote for iCloud nevű prezentációkészítő így is elég népszerű.

A tech-óriások mellett több kisebb-nagyobb konkurens kínál teljes weboffice csomagot. Közülük kiemelendő az indiai Zoho Corporation által fejlesztett Zoho Office Suite, mely számos kisebb applikációból tevődik össze, és még a fent listázottaknál is több komponensre lehet találni ezek között példát. Egyértelműen a vállalati ügyfelek vannak náluk a középpontban, akik körében számítanak is a Microsoft ill. Google termékek már meglévő széleskörű használatára, ezért nagy gondot fordítanak ezek integrációjára. Kompatibilitási problémákra itt nem nagyon kell számítanunk, kisvállalkozások számára azonban a teljes csomagok ára nem túl kedvező, személyes használatra pedig a legtöbb üzleti alkalmazásuk felesleges.

Alternatívák

A továbbiakban néhány olyan webes alkalmazásra szeretném felhívni a figyelmet, melyek a weboffice által lefedett egy-egy tevékenység végzéséhez nyújt önálló alternatívát.

Overleaf – online LaTeX szerkesztő

A LaTeX (ejtsd: la-tech) egyfajta dokumentumkészítő és typesetting ("betűszedési") rendszer, melyet a tudományos világ régóta széleskörűen alkalmaz publikáláshoz. A már említett WYSIWYG szövegszerkesztőkkel történő munkával szemben a szerző első körben csak a szövegre, vagyis annak tartalmára koncentrál. A dokumentum formázása, a tördelés, ábrák és hivatkozások hozzáadása mind a LaTeX tag-ek és parancsok segítségével történik, és ez korlátlan lehetőséget biztosít a különböző szövegelemek (képletek, táblázatok, listák stb.) formázásához és pontos megjelenítéséhez. A kész dokumentum azonban csak a fordítóprogram lefuttatása után lesz megtekinthető.

Az Overleaf webes felületén lehetővé teszi ugyanakkor azt is, hogy már a LaTeX kód írása közben is láthassunk egy előnézeti képet a kimeneti szövegről. Ezen kívül a platform rendkívül leegyszerűsíti az egész munkafolyamatot, olyannyira, hogy némi internetes utánajárással akár teljesen laikus is könnyen elkezdhet vele szöveget szerkeszteni. Az eredmény nyomdai igényességű dokumentum is lehet.

Egy hasonló oldal, melyen regisztráció nélkül is kipróbálhatjuk az alkalmazás nyújtotta lehetőségeket, a LaTeX Base.

Airtable – spreadsheet, meet database

 

Az Airtable egy kifejezetten csapatban való közreműködésre fejlesztett adatbáziskezelő, amely az adatok prezentálására rendkívül nagy súlyt helyez. Ehhez kihasználja azt, hogy az ember táblázatokban könnyen eligazodik, és ezért sokkal inkább hajlamos az olyan jellegű feladatait is táblázatkezelőben végezni, ami igazából adatbázist igényelne. Az Airtable tehát kinézetre egy nagyon felhasználóbarát és intuitív Excel, ami viszont Access képességekkel bír.

A szervezést és tervezést segítendő a program előre definiált mezőket ajánl fel, melyek segítségével olyan dolgokat adhatunk rekordjainkhoz, mint például hiperlinkek, elérhetőségek, értékelés, időtartam vagy a közreműködő neve (aki automatikusan értesítést kap arról, hogy egy rekordnál őt feltüntettük). Készíthetünk előre megadott válaszokból álló legördülő menüt, de csatolhatunk rekordhoz képet, szöveges vagy egyéb dokumentumot, a telefonos alkalmazással pedig vonalkódot is beolvashatunk.

Rekordjainkat megjeleníthetjük a szokásos rácsos formában, de konvertálhatjuk rögtön űrlappá társaink számára, elhelyezhetjük azokat egy naptárban vagy kártyák formájában is. A kulcsszó a produktivitás és az átláthatóság.